Hoe definieer en meet ik succes in mijn organisatie?

Succes in een organisatie betekent voor iedereen iets anders. Voor sommigen draait het om financiële resultaten, voor anderen om medewerkerstevredenheid of maatschappelijke impact. Het definiëren en meten van succes is cruciaal voor elke organisatie die wil groeien en verbeteren. Maar hoe bepaal je wat succes is voor jouw specifieke organisatie en hoe meet je dit effectief? In deze gids onderzoeken we hoe je succes kunt definiëren en meten op een manier die aansluit bij de doelen en waarden van jouw organisatie.

Succes definiëren: waar begin je?

Voordat je kunt meten, moet je eerst definiëren wat succes betekent voor jouw organisatie. Dit begint met het bepalen van je missie, visie en doelstellingen. Zoals Paul de Ruijter in >Klaar om te wenden beschrijft, is de eerste vraag die je moet beantwoorden: 'Waartoe is de organisatie op aarde en wat is de kern van haar succes?' De missie geeft richting aan alles wat je doet, terwijl de succesformule de unieke manier beschrijft waarop jouw organisatie waarde toevoegt.

Toon Gerbrands, algemeen directeur van PSV, benadrukt het belang van vooraf heldere doelen stellen: 'Vooraf heldere doelen stellen en die ook naar buiten toe communiceren. Veel successen worden achteraf gedefinieerd. Toen ik bij PSV kwam, stelde ik als doel: ik wil de landstitel. Daar werd gek tegenaan gekeken. Maar het lukte wel.' Volgens Gerbrands mist Nederland veel kansen door doelen niet te benoemen en successen niet te delen.

Kritieke succesfactoren bepalen

Om succes te kunnen meten, moet je eerst begrijpen welke factoren het meest bepalend zijn voor het behalen van je doelstellingen. Deze worden kritieke succesfactoren (KSF's) genoemd. Zoals een artikel op Managementboek stelt: 'De kritieke succesfactoren zijn de variabelen waarvan de prestatie goed moet zijn om de korte- en langetermijndoelstellingen te behalen. Een KSF vertelt waarin de organisatie moet uitblinken om zich te kunnen onderscheiden en succes te hebben. Een keuze voor de verkeerde kritieke succesfactoren leidt ertoe dat je de verkeerde zaken monitort, en dus op de verkeerde zaken stuurt.'

Jan-Dirk den Breejen beschrijft in >De High Performance Organisatie hoe je deze kritieke succesfactoren kunt identificeren en gebruiken om een dashboard voor je organisatie in te richten. Dit helpt je om te focussen op wat echt belangrijk is voor het succes van je organisatie.

Het ontwikkelen van effectieve prestatie-indicatoren

Prestatie-indicatoren zijn de concrete meetpunten die aangeven hoe je presteert ten opzichte van je doelstellingen. Deze indicatoren moeten SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Ze moeten ook direct verbonden zijn aan je kritieke succesfactoren.

Eldert de Jager beschrijft in >Het kompas - In 10 stappen echt grip op het bedrijfsresultaat een stappenplan voor het ontwikkelen van effectieve prestatie-indicatoren. Hij adviseert om te focussen op een Top-5 van Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI's) in plaats van te verdrinken in talloze metingen.

Balanced Scorecard: een veelzijdig meetinstrument

Een van de meest gebruikte methoden voor het meten van organisatiesucces is de Balanced Scorecard, ontwikkeld door Robert Kaplan en David Norton. Dit instrument kijkt niet alleen naar financiële resultaten, maar ook naar klantperspectief, interne processen en leren en groei.

Leo Kerklaan, directeur van de Franeker Management Academie, heeft dit concept verder uitgewerkt in >De cockpit van de organisatie. Hij noemt zijn aanpak de 'Organisatiecockpit', een methode voor prestatiemanagement die helpt bij het vertalen van strategie naar concrete meetpunten.

Joost Steins Bisschop heeft de Balanced Scorecard gemoderniseerd in >De Scorecard 4.0, waarin hij ook een online perspectief toevoegt, wat in de huidige digitale economie onmisbaar is.

Beyond the numbers: werkgeluk en succes

Hoewel harde cijfers belangrijk zijn, is het ook essentieel om 'zachte' factoren zoals werkgeluk en medewerkerstevredenheid te meten. Lieke Bezemer schrijft in >Werkgeluk werkt! over het belang van werkgeluk voor organisatiesucces.

In een artikel over haar boek stelt ze: Wat het eerste punt betreft, laat ik in dit boek zien dat werkgeluk juist heel concreet is. Werkgeluk heeft namelijk te maken met de koers van de organisatie en welke toegevoegde waarde een medewerker daarin heeft. Het gaat om samen kunnen en willen gaan voor eenzelfde doel. En daarnaast om het gevoel te hebben ergens bij te horen en dit met trots uit te dragen. Deze zaken zijn allemaal te meten door middel van (bedrijfs)resultaten, performance management, quickscans en medewerkerstevredenheidsonderzoeken.

De balans tussen meetbaar en merkbaar

Bij het definiëren en meten van succes is het belangrijk om een balans te vinden tussen wat meetbaar is en wat merkbaar is. Merlijn Ballieux wijst hierop in een interview: Natuurlijk kunnen cijfers van ziekteverzuim, klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid belangrijke indicatoren zijn. Maar net zo belangrijk vind ik dingen die moeilijk te meten zijn, zoals een conciërge die me vertelde dat er sinds jaren weer mensen lachend over de gang liepen. Of dat de parkeerplaats een week voor aanvang van het schooljaar volstond met auto's, omdat leraren voor het eerst in jaren een week eerder waren gekomen om zich op het jaar voor te bereiden. Zonder dat iemand ze dat had opgedragen.

Deze balans tussen kwantitatieve en kwalitatieve metingen is cruciaal voor een volledig beeld van organisatiesucces.

Van meten naar verbeteren

Het uiteindelijke doel van het meten van succes is niet het verzamelen van data, maar het gebruiken van deze inzichten om te verbeteren. Jorien Weerdenburg beschrijft in >De Veranderformule hoe je prestaties en gedrag hoogfrequent en pragmatisch meetbaar kunt maken om tussentijds al successen te kunnen vieren en bij te sturen waar nodig.

Niek Wijnands en Henk van den Boom presenteren in >Scenario naar Lean een stappenplan voor het continu verbeteren van de organisatie, waarin het meten van prestaties een centrale rol speelt.

De illusie van maakbaar succes

Bij alle metingen en definities van succes is het belangrijk om realistisch te blijven. Richard Engelfriet waarschuwt in >De succesillusie voor de valkuil van het geloof in maakbaar succes.

In een recensie wordt zijn standpunt als volgt samengevat: De auteur is er stellig over: succes is niet maakbaar, succes is geen keuze en succes is niet afhankelijk van een succesformule, maar vooral van tal van andere factoren. De auteur geeft daarmee meteen de reden waarom de werking van bepaalde methoden zo moeilijk te meten en te bewijzen is. Niet alleen in het managementvak, maar bijvoorbeeld ook in de gezondheidszorg en tal van andere disciplines. Iedere organisatie, ieder persoon en iedere situatie is namelijk uniek, dus je vindt in real-life nooit een controlegroep/-situatie die exact hetzelfde is waarmee je kunt vergelijken.

Dit perspectief herinnert ons eraan dat hoewel we ons best kunnen doen om succes te definiëren en te meten, er altijd factoren zullen zijn die buiten onze controle vallen.

Artikelen over het meten en definiëren van succes

Conclusie: succes is maatwerk

Het definiëren en meten van succes in een organisatie is geen one-size-fits-all benadering. Het vereist een zorgvuldige afweging van wat voor jouw specifieke organisatie belangrijk is, welke kritieke succesfactoren daarbij horen en welke prestatie-indicatoren het beste inzicht geven in je voortgang.

Begin met het helder formuleren van je missie, visie en doelstellingen. Bepaal vervolgens je kritieke succesfactoren en ontwikkel daaruit concrete, meetbare prestatie-indicatoren. Gebruik een gebalanceerd meetinstrument zoals de Balanced Scorecard om niet alleen financiële resultaten, maar ook andere belangrijke aspecten te monitoren. Vergeet daarbij niet de balans tussen meetbare en merkbare resultaten, en gebruik je metingen als basis voor continue verbetering.

Onthoud tot slot dat hoewel meten belangrijk is, succes niet volledig maakbaar is. Er zullen altijd factoren zijn die buiten je controle vallen. De kunst is om te focussen op wat je wel kunt beïnvloeden en daarop te sturen met behulp van goede metingen en definities van succes.